Ce que permet le module
- Ajout d’un planning salariés, permettant la visualisation et la création d’absence depuis un calendrier filtrable
- Ajout d’une interaction avec Google Maps permettant le calcule de distances kilométriques
- Ajout d’une configuration pour définir un type de ligne de note de frais affichant le sélecteur de catégories de véhicules
- Ajout d’une configuration pour définir un type de ligne de note de frais affichant un sélecteur de la liste des utilisateurs internes Dolibarr
- Personnalisation du dictionnaire de type de note de frais pour le lier à un taux de TVA (Ce taux de TVA est ensuite pré-rempli dans le champs TVA de la ligne à la sélection du type)
- Ajout du calcul automatique des frais kilométriques sur la tranche 1 du barème de l’URSAAF
Présentation détaillée
Lorsque le module est activé, l’entrée GRH apparaît dans le menu principal de Dolibarr :
Le module intègre de nouvelles sections et entrées dans le menu secondaire. On peut y retrouver les différentes rubriques qui suivent :
Demandes de congés
- Nouveau : Créer une demande de congés
- Liste : Retrouver la liste des demande de congés
- Solde des congés : Retrouver le solde des congés
- État mensuel : Afficher le nombre de congés posé mensuellement par les collaborateurs
- Voir historique modif. : Historique des mises à jour de jours de congés
- Planning Salariés : Afficher le planning des absences des salariés
Notes de frais
- Nouveau : Créer une note de frais
- Liste : Liste des notes de frais
- Règlement : Retrouver la liste des règlements
- Statistiques : Liste des statistiques des notes de frais
Demande de congés
Création d’une demande de congés
Pour créer votre demande de congés, cliquer sur la rubrique « Nouveau » dans le menu secondaire, sous la section : Demande de congés. Sur le formulaire de création , les champs en gras doivent être remplis obligatoirement.
Après avoir rempli le formulaire, cliquez sur le bouton CRÉER UNE DEMANDE DE CONGÉS :
Formulaire de création
Détails des champs du formulaire :
- Utilisateur : Liste de sélection des utilisateurs
- Type : Type de demande de congé ici du dictionnaire « Type de congés »
- Date de début et date de fin : Période du type d’absence
- Sera approuvé par : L’ utilisateur approuvant la demande, information définis sur la fiche utilisateur par le champ « Responsable hiérarchique » ou « Forcer le valideur des congés ».
Votre demande de congé apparaît au statut « Brouillon », après vérification de votre demande, cliquez sur le bouton VALIDER, elle sera transmise à l’approbateur de votre demande.
NB : Des mails de confirmations, de validation et d’approbation sont envoyés entre les différentes parties pour le suivis de l’évolution de la demande de congé.
Demande de congés
La demande de congé change de statut, elle passe au statut « En approbation ».
L’approbateur pourra alors cliquer sur le bouton APPROUVER de votre demande de congé.
La demande de congés passe au statut « Approuvée » :
Demande de congé approuvée
Planning Salariés
Vous avez la possibilité de créer une demande d’absence en cliquant sur la case du jour de votre absence, le formulaire de création de congé standard s’affichera. Sur la vue planning salariés vous avez la possibilité de filtrer le planning par utilisateurs et ou Groupes sur une période d’analyse :
Planning Vue Salariés
Notes de frais
Création de note de frais
Pour la création de votre note de frais, cliquez sur la rubrique « Nouveau » dans le menu secondaire sous la section Notes de frais.
Le formulaire de création s’affiche, remplissez les champs et cliquez sur le bouton CRÉER NOTE DE FRAIS :
Création Note de frais
Détails des champs du formulaire :
- Date de début et date de fin : Période sur laquelle s’applique la note de frais.
- Utilisateur : Liste de sélection des utilisateurs.
- Utilisateur responsable de l’approbation: L’ utilisateur approuvant la demande, information définis sur la fiche utilisateur par le champ « Responsable hiérarchique » ou « Forcer le valideur des notes de frais ».
Votre note de frais s’affiche au statut « Brouillon ».
NB : Depuis cet écran vous aurez la possibilité de téléverser un document lié à vos dépenses
Ajout de fichier
Type de notes de frais
Une liste déroulante vous permet de choisir le type de ligne de note de frais à insérer dans votre note de frais. Il est possible d’ajouter des nouveaux types via Accueil -> Configuration -> Dictionnaires -> Note de frais « Types de lignes de notes de frais » :
Type de note de frais
Note de frais de type « invitation »
Lors de la création d’une note de frais du type « Repas Invités » vous pouvez inviter d’autres collaborateurs.
NB : Il faut paramétrer ce type de ligne de note de frais dans les réglages du module grâce à la configuration « Types de ligne de frais étant des invitations » et indiquer le type de la note de frais que vous souhaitez définir comme étant des invitations :
Note de frais invitation
Note de frais de type « frais kilométriques«
Lors de la création d’une note de frais type « Frais Kilométriques », le champ « Catégorie de véhicule » apparaît.
Il est également possible d’activer les fonctionnalités liées à Google Maps via les réglages du module en activant la configuration : « Activer les fonctionnalités MAPS ».
Un icône supplémentaire s’affichera sur ce type de ligne de note de frais concerné.
NB : Il est obligatoire de créer un compte Google Maps cloud afin d’activer les différents services google liés à cette option et de générer une clé API d’authentification. Des coûts supplémentaires peuvent-être engendrés.
Note de frais Frais kilométriques
Frais kilométriques
Après avoir cliqué sur cette icône, une fenêtre s’affiche vous permettant de renseigner votre itinéraire. Puis cliquer sur le bouton CALCULER LE TRAJET dans le but de lancer la recherche.
La distance entre les deux points sera calculée.
Calcul Frais kilométriques
Ensuite cliquer sur le bouton VALIDER pour intégrer votre trajet et calculé le coût de celui-ci basé sur la tranche 1 du barème URSAFF. Cliquer sur AJOUTER pour ajouter la ligne de note de frais à votre note.
NB : Afin d’activer le calcule des frais kilométriques, il est nécessaire d’activer la conf cachée dans Accueil -> configuration -> Divers, et d’y ajouter la clé suivante: MAIN_USE_EXPENSE_IK avec la valeur 1 :
Un nouvel onglet sera disponible depuis l’onglet note de frais : ‘Configuration des indemnités kilométriques’
Note de frais kilométriques
Retrouvez l’aide à l’installation d’un module ici.
