Ce que permet le module
- Créer une nouvelle affaire
- Accéder à la liste de vos affaires quels que soient leurs statuts
- Retrouver les affaires en cours
- Accéder aux affaires me concernant en tant qu’utilisateur
- Retrouver les affaires en retard
Présentation Détaillée
Il est possible de créer une affaire depuis différents endroits.
Depuis le menu du module
Au niveau du sous-menu du module Affaires, il faut cliquer sur « Nouvelle affaire ».
Les différents champs présents sur cette page de création d’affaire sont :
- Responsable : sélectionner la personne en charge du dossier (obligatoire)
- Référence interne : donner une référence à votre affaire
- Étape de vente* : indiquer le statut actuel de votre affaire (obligatoire)
- Type : sélectionner parmi les différents types d’affaires possibles (les types se définissent dans le dictionnaire de Dolibarr), sur l’espace de démo les différents types sont : support, formation, conseil
- Client : pour sélectionner le client concerné (obligatoire ou non selon la configuration choisie dans les paramètres du module)
- Montant annoncé HT : indiquer ici le montant prévisionnel de l’affaire
- Date de clôture : date à laquelle vous pensez que l’affaire doit se conclure, à cette date l’affaire sera au statut en retard et apparaîtra dans la liste des « Affaires en retard » disponible depuis le menu
- Date de relance : en renseignant ce champ, un événement lié à l’affaire est automatiquement créé
- Description : champ texte permettant de saisir diverses informations concernant ce dossier
Une fois les différents champs saisis, il faut cliquer sur « CREER ».
Le champ Montant réel HT qui apparaît ensuite sur la fiche affaire est calculé de la manière suivante : Total HT de devis ouverts associés à l’affaire – Total HT des factures (impayées ou payées) associées à l’affaire.
*À noter : vous pouvez rajouter des étapes supplémentaires, ou les renommer depuis le dictionnaire de Dolibarr. ATTENTION à ne pas supprimer les étapes pré-existantes dans le module cela nuirait à son fonctionnement.
Depuis une proposition commerciale
Lorsque vous vous trouvez sur une proposition brouillon ou validée, le bouton « NOUVELLE AFFAIRE » vous permet d’accéder à la création d’une nouvelle affaire. Après avoir cliqué sur ce bouton, vous vous retrouvez sur le même écran que précédemment.
Depuis une fiche tiers
Lorsque vous vous trouvez sur l’onglet « Client » d’une fiche tiers, il y a un bouton « NOUVELLE AFFAIRE » qui vous permets comme depuis la proposition commerciale, de créer votre nouvelle affaire.
Lier une affaire à un document commercial
Au bas d’une proposition commerciale par exemple vous retrouvez un encart qui vous permet de rechercher l’affaire avec laquelle vous souhaitez lier votre proposition commerciale.
La Fiche Affaires
Onglet Affaires
Sur ce premier onglet vous retrouvez les informations relatives à votre affaire.
1- en haut la référence de l’affaire, le client concerné, le statut de l’affaire (prospection, négociation, etc.), le montant prévisionnel, etc.
2- en bas vous retrouvez les différents documents associés: proposition commerciale, contrat, facture, commande et événement.
Plusieurs boutons sont disponibles pour gérer votre affaire:
- Éditer : pour modifier les informations de votre affaire, par exemple pour mettre à jour le statut de l’affaire
- Clone : pour dupliquer votre affaire
- Créer une proposition commerciale: ce bouton permet de créer une proposition qui sera liée à votre affaire. La nouvelle proposition apparaît dans la liste des documents associés au statut brouillon.
Il suffit de cliquer sur le lien (PROV8) pour accéder à la proposition et procéder à l’ajout des lignes nécessaires. Pour délier une proposition de l’affaire vous avez l’icone correspondante, icône à gauche sur la ligne de la proposition.
- Cloner une proposition commerciale : la fenêtre qui s’ouvre vous permet de rechercher parmi toutes vos propositions celle à cloner. La proposition clonée sera automatiquement liée à votre affaire
- Créer contrat : ce bouton permet de créer un contrat qui sera directement lié à votre affaire
- Créer une relance : ce bouton permet de créer un événement qui sera automatiquement lié à votre affaire : vous renseignez la date de cette relance, elle s’ajoute automatiquement dans la partie « Événement » des documents associés
En cliquant sur le lien vous accédez à l’édition de l’événement pour y apporter vos modifications.
- Affaire perdue : permet de passer les propositions commerciales de l’affaire en « perdues », les propositions commerciales sélectionnées passent alors au statut « non signées »
- Affaire gagnée : permet de passer les propositions commerciales de l’affaire en « gagnées », une fenêtre s’ouvre et permet de sélectionner les propositions commerciales concernées, elles passent alors au statut « signées »:
- Supprimer : suppression de l’affaire
Onglet Contact
Cet onglet permet de définir le(s) contact(s) pour cette affaire:
Onglet Fichiers Joints
Cet onglet vous permet de joindre différents documents:
Onglet Notes
Cet onglet vous permet d’ajouter des notes:
Onglet Suivi
Écran de suivi identique à celui que l’on trouve dans Dolibarr, on y retrouve les informations sur la date de création de l’affaire, date de dernière modification
Retrouvez l’aide à l’installation d’un module ici.
