Ce que permet le module
- Gérer des sprints
- Obtenir un Kanban par sprint pour simplifier le suivi des tâches réalisées
- Définir des vélocités disponibles par utilisateur et par sprint
- Convertir des tâches projets en User Story (U.S.) pour être utilisées dans les Sprints
- Planifier plusieurs U.S. dans plusieurs sprints
Ce module nécessite le module KANBAN par ATM Consulting
Paramétrage du module
Pour information, le module Scrumproject utilise comme unité l’heure.
Onglet Réglages
- Granularité des quantités pour les Tâches scrum et les User stories : Cette configuration permet de définir la granularité des tâches scrum. Ainsi le pas sera de 0.25, 0.5, 0.75, 1 etc
- Quantités maximal pouvant être affecter à une tâche scrum : Le temps maximal que nous pouvons définir sur une tâche scrum. Ici une journée classique soit 7 heures
- Nombre d’heures par défaut pour une journée de travail : Configuration qui permet de définir le nombre d’heure dans une journée de travail. Cette configuration est utile pour le calcul de la vélocité du module
- Activer une copie du menu Kanban dans projet : Ceci permet d’ajouter un menu KANBAN dans le menu projet. Si non actif, vous ne trouverez pas de liste des kanbans. Ceux-ci sont naturellement cachés à l’intérieur de chaque sprint. Cette configuration est bien optionnelle
- Interdire de découper le temps déjà consommé sur les tâches scrum du kanban : lors de la découpe, autoriser uniquement la création de tâches sur le temps restant disponible. Cette configuration préventive permet de s’assurer qu’une U.S. ne sera pas découpée en plus de temps qu’initialement prévu
Onglet Sprint création en masse
Cet onglet dans la configuration du module permet de créer en masse tous les sprints nécessaires à votre organisation d’une date de début à une date de fin.
Il est fortement conseillé de réaliser une sauvegarde de votre base de données avant la génération de ces sprints dans le cas où vous vous seriez trompé dans les paramètres donnés au script. Cela permettra de revenir en arrière plus facilement en cas d’erreur.
Cet écran attend plusieurs paramètres :
- Equipe scrum : Vous pouvez ajouter autant de groupes que vous le souhaitez (1 à N), cela ne créera pas un sprint pour plusieurs équipes, mais bien un par équipe
- Date début : Date à laquelle vous souhaitez commencer la création de sprint (date de début du premier sprint)
- Date fin : Date à laquelle vous souhaitez arrêter la génération des sprints (date de fin du dernier sprint)
- Numéro de sprint : Le numéro du premier sprint qui sera généré (cette numérotation est linéaire pour chaque couple : Sprint / équipe, dans notre exemple nous aurons Sprint 1 Scrum A, Sprint 1 Scrum B, Sprint 2 Scrum A, Sprint 2 Scrum B …)
- Jours début de sprint : Quel est le jour de début d’un sprint (Lundi, Mardi, etc.)
- Jours fin de sprint : Quel est le jour de fin d’un sprint (Jeudi, Vendredi etc.)
- Durée sprint en semaine : Combien de temps dure vos sprints en semaines (1, 2, 3, 4 etc.)
Une fois tous ces paramètres renseignés, vous pouvez lancer la génération des sprints. Vous les retrouverez dans le menu Projet / Sprints.
Exemple de création de sprint pour l’équipe Scrum A
Présentation Détaillée
Equipes SCRUM
La première chose à réaliser dans Dolibarr est de créer les groupes utilisateurs correspondant à vos équipes évoluant en méthodologie projet SCRUM.
Pour cela, vous devez créer ces groupes puis y ajouter tous les utilisateurs la constituant (Accueil / Utilisateur et groupes / Nouveau groupe). Nous vous conseillons de préfixer le groupe par [SCRUM] afin de connaitre son utilité du premier coup d’œil.
Pour notre cas, voici les personnes constituant le groupe [SCRUM] Team A :
Sprints
Création d’un sprint
Nous avons la possibilité de créer des sprints en masse grâce à la configuration du module. Il est toutefois possible d’en ajouter / modifier / supprimer manuellement depuis le menu Projets / Sprint / Nouveau Sprint.
Pour définir un sprint, vous devez remplir les champs suivant :
- Équipe SCRUM : Choix de l’équipe concernée par ce Sprint
- Titre : Nom du sprint, nous recommandons Sprint N° Equipe X
- Date de début
- Date de fin
- Description : Une description optionnelle, peut être utilisée afin de renseigner l’EPIC ou le Sprint Goal
- Vélocité : La vélocité totale disponible pour le Sprint (si nous ne voulons pas utiliser le calcul via Dispos RH)
Informations sprint
Sur une fiche sprint, nous pouvons consulter les informations préalablement saisies, la liste des disponibilités RH affectées à ce Sprint, la liste des U.S. planifiées dans ce sprint (s’il y en as) et le KANBAN associé.
Nous pouvons aussi constater dans la partie droite du tableau des informations, la vélocité disponible. Nous avons sur notre exemple un warning car la vélocité du sprint a été modifiée après sa création. Le sprint a stockée la valeur 125.34h disponibles mais nous avons ajouté 50h entre temps. Nous avons donc la possibilité de le modifier afin de prendre en compte cette modification ou non.
Les sprints ont plusieurs statuts :
- Brouillon
- Validé
- En cours
- Terminé
Si c’est la première fois que vous lisez cette documentation pour apprendre à utiliser le module, je vous invite à sauter la fin de la documentation sur les Sprints et y revenir après la gestion des projets et sa planification.
Liste des U.S. Planifiées
Nous retrouvons dans cet onglet la liste des U.S. planifiées dans ce sprint. Ceci nous permet d’avoir le détail des temps planifiés / temps passé par U.S. et donc par projet.
Cet écran permet de modifier, grâce à un simple clic sur la colonne, la « Qté planifiée » par U.S. si certains ajustements doivent être réalisés au dernier moment.
Sprint et Kanban
Une fois votre sprint fixé et prêt à partir en Sprint Planning Meeting, vous pouvez changer son statut en cliquant sur le bouton Démarrer. Puis Créer son KANBAN en cliquant sur le bouton créer nouveau KANBAN.
Le système vous proposera de créer un KANBAN sans base (sans aucune colonne pré-ajoutée), ou de copier la structure d’un Kanban déjà réalisé auparavant.
Notre Kanban est modifiable et paramétrable grâce à l’icône tout en haut à droite.
Vous trouverez pas défaut 2 Colonnes :
- BACKLOG : Liste des U.S. Planifiées dans ce sprint
- DONE : Liste des U.S. Planifiées et Tâches Scrum réalisées durant le sprint. Cette colonne est utilisée pour les calculs des quantités réalisés
Le module ScrumProject nécessite le module Advanced kanban. N’hésitez pas à vérifier la documentation !
Dispos RH ou Vélocités
Dans ce paragraphe, nous allons voir comment définir le temps disponible à la réalisation future des tâches par utilisateur et par sprint.
Vélocité et Utilisateur
Il faut savoir que le module ajoute deux champs complémentaires sur la fiche utilisateur de Dolibarr :
- Disponibilité par sprint scrum : Le nombre d’heures disponibles pour l’utilisateur par défaut dans un sprint (temps modifiable par sprint plus tard)
- Ratio de vélocité : Si cet utilisateur est plus ou moins performant, nous préférons utiliser un ratio de vélocité plutôt que de modifier le nombre d’heure, cela est bien plus simple dans le calcul des heures disponibles par sprint en cas de jours fériés / congés etc. Par défaut, le ratio est à 1.
Exemple : 50 heures de vélocité donne 50 x 1 = 50 heures de disponibilité.
Un ratio de 1.5 permettrait de donner 50 x 1.5 = 75 heure de disponibilité dans les sprints (en partant du principe que l’utilisateur arrive à produire 50% de temps supplémentaire).
Vélocités individuelles par sprint
 | Une fois ce paramétrage par utilisateur réalisé, nous pouvons aller ajouter ou modifier des disponibilités RH (vélocité) directement en allant dans le menu Projet / Sprint / Dispos RH. |
La liste nous permet de visualiser toutes les disponibilités RH (vélocités) déjà définies dans le système.
En cliquant sur le + en haut à droite, nous pouvons ajouter une disponibilité RH.
Sur cet écran, nous devons définir une disponibilité (heures réelles disponibles), un ratio, un utilisateur et son rôle pour un Sprint désiré.
Une fois enregistrée, le module calcule automatiquement la Vélocité disponible en fonction de la disponibilité et du ratio pour cet utilisateur et ce sprint.
Projets et Planification
Transformation des tâches en U.S.
La gestion des U.S. s’appuie initialement sur les projets / tâches de dolibarr. Cette partie n’est pas obligatoire, car vous pouvez directement créer des U.S. depuis le menu Projet / User story.
Dans un projet, un onglet Planning Scrum permet de convertir les tâches actuelles de votre projet en U.S. La liste affiche par défaut les tâches projet déjà converties. Si vous n’en avez jamais convertie pour ce projet, cette liste sera vide par défaut.
L’icône baguette magique permet de convertir les tâches encore non converties en User Story.
Une fois les tâches sélectionnées, vous pouvez choisir dans la liste déroulante du dessus d’importer les tâches dans la gestion scrum.
Une fois confirmé, l’écran suivant vous permet de définir le « Product Owner » de ces cartes et optionnellement un Sprint.
Si vous choisissez un Sprint, toutes les cartes seront automatiquement planifiées avec la charge de travail prévue maximale dans ce sprint.
Si vous ne choisissez pas de sprint à cette étape, vous entrerez dans la planification avancée des U.S. par sprint comme ci-dessous.
Chaque tâche est converti en User Story et vous permet ici de créer les User story planifiées (U.S. par sprint) avec une quantité et un libellé. Tout est modifiable à ce moment. Vous pouvez librement définir un libellé, une quantité et un sprint différent.
Nous pouvons voir ci-dessus que les deux premières U.S. ont été planifiées dans le sprint SP2307-0020 et que la dernière avant son ajout dans ce même sprint nous indique qu’il reste 161.34 « Qté panifiables » .
L’U.S. 0211 montre un total avec un badge gris (fond gris) qui permet de nous alerter sur la sur-planification de celle-ici. elle a été planifiée 10 Qté sur 7 initialement prévue.
Il est important de noter que cet écran n’a pas de bouton enregistrer ou quitter. Toute action réalisée ici est automatiquement enregistrée en direct. Pour en sortir il vous suffit donc de cliquer sur un sprint / un projet / un menu.
U.S. et planification
Chaque liste des User Story et User Story planifiée permet de rentrer à nouveau dans ce mode de planification. Pour y retrouver, vous devez aller sur une de ces listes, puis cocher les U.S. à replanifier. Vous aurez en haut, des actions de masse disponibles dont « Utiliser l’assistant de plannification ».
Retrouvez l’aide à l’installation d’un module ici.
